Recrutamento pode ser facilitado com o uso do Excel

Atualmente, o mundo dos negócios já é orientado por dados e a empresa que não alinhar seu RH a esse pensamento corre mais risco de sofrer prejuízos. Área estratégica em qualquer organização, o setor trabalha com diversos indicadores que precisam ser registrados e acompanhados – a maioria deles envolve cálculos. Um dos momentos críticos é o recrutamento. Nesse contexto, o Excel é um dos programas mais utilizados, não só para controlar, como também para apurar, refinar e interpretar os dados coletados sobre candidatos e colaboradores.

Mais em conta que outros sistemas e softwares disponíveis no mercado corporativo, o Excel também é altamente customizável – o que o torna interessante para empresas de qualquer tamanho. A empresa pode utilizar software para orientar a administração dos processos e melhorar a capacidade de análise de dados obtidos dos candidatos. 

“Ao usar a planilha de recrutamento e seleção, o RH deve se atentar em diferentes aspectos a fim de evitar prejuízos como na seleção de pessoas não indicadas ao cargo, em processos seletivos mais onerosos, no gasto de maior tempo, entre outros”, esclarece Filipe Maia, Cofundador da Lean Solutions. 

As planilhas podem ajudar o recrutador com o processo, criando cronogramas e checklists que vão ajudar a organizar as informações da triagem, das entrevistas e da admissão, deixando elas atualizadas e acessíveis. “Para o sucesso do recrutamento, a empresa precisa incluir os dados na planilha. Esses dados servirão para analisar e controlar as etapas do processo e até mesmo formar um pool de talentos para outras seleções”, explica Campana. 

Além das planilhas, o programa também pode ter um dashboard – ou seja, um painel que sintetiza os dados e métricas através de informações visuais. Esses recursos juntos facilitam a visualização de gargalos, apontam para onde pode haver melhorias e auxilia na tomada de decisões importantes em menos tempo. 

Além disso, os dados gerados no recrutamento podem, por exemplo, ser utilizados para calcular a taxa de aderência ao perfil da empresa, o tempo de fechamento de vaga, a taxa de turnover da admissão, a rotatividade dos colaboradores e o custo da contratação. 

Na taxa de aderência ao perfil da empresa é possível medir as competências necessárias para o candidato ter compatibilidade com a sua empresa. Com o cálculo das despesas totais por contratação dividido pelas vagas preenchidas, chega-se ao custo final da contratação – assim, é possível avaliar as ferramentas e estratégias que estão sendo melhor utilizadas em termos financeiros. 

Com a taxa de turnover da admissão, é avaliada a qualidade e a eficiência do processo de recrutamento. Tendo a medida do tempo total gasto para o preenchimento da vaga, é possível alcançar mais proatividade, podendo organizar a quantidade de vagas que serão abertas. 

Métricas a favor do RH

Os indicadores de RH são ferramentas responsáveis por medir processos ou resultados que determinam o valor e a eficácia das iniciativas da empresa – ou seja, são informações que auxiliam na definição das metas de desempenho e melhorias. Utilizar uma planilha que calcule os dados vindos de recrutamento, desempenho, treinamento e desenvolvimento, garante mais precisão nos processos e menos esforço em etapas normalmente burocráticas.

Já quanto ao desempenho dos colaboradores, os números que vêm do trabalho propriamente dito podem ser usados para calcular a produtividade, o desempenho, a taxa de faltas (absenteísmo), a retenção de talentos, a taxa de eNPS (relação entre funcionários promotores versus detratores da empresa), entre outros.

Outra métrica comumente utilizada pelo RH diz respeito ao treinamento. Empresas que utilizam o setor de recursos humanos com o olhar de “people analytics” é capaz de mensurar o ROI (retorno sobre investimento) de treinamentos, avaliar a aprendizagem, o custo do treinamento de cada um dos colaboradores e os resultados que a capacitação trouxe de fato.

Entretanto, são raras as empresas que possuem consolidadas em sua cultura o domínio dessa análise e interpretação de dados. “Um dos aspectos negativos do mercado é o pouco conhecimento e resistência ao desenvolvimento da cultura de dados”, afirma o Cofundador da Lean Solutions. Apesar disso, já é possível se obter modelos simples e interessantes de planilhas e dashboards gratuitos na internet. Oferecer treinamento corporativo também pode ajudar a formar uma equipe capaz de usar as informações coletadas de forma preditiva.

Para saber mais, basta acessar: https://www.leansolutions.com.br/excel-aplicado-a-gestao/

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