Gerenciamento de tarefas promove o aumento de produtividade

Com o início de um novo ano, as empresas do Brasil e do mundo organizam seus times e agendas e voltam a discutir pontos essenciais para o sucesso dos negócios, como a questão da produtividade. Por vezes, elementos como o uso do aparelho celular no trabalho e a falta de motivação dos profissionais são elementos citados como fatores-chave para a queda da produtividade.

A propósito, 56% dos brasileiros admitiram que enfrentam dificuldades para equilibrar a vida profissional e pessoal, segundo um levantamento do Centro de Inovação FGVin, da FGV EAESP (Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas), realizado em 2020.

Apesar disso, muitas vezes, a busca por soluções para o gerenciamento de tarefas no ambiente corporativo é deixada de lado em reuniões de planejamento. Marcelo Menezes, cofundador da Lean Solutions – empresa que oferece treinamentos corporativos e transformação digital -, observa que, para muitos, o gerenciamento de tarefas é uma atividade amplamente criticada como o centro da microgerência empresarial.

“Contudo, a organização e o planejamento das atividades utilizando métodos e tecnologias ajuda tanto na organização pessoal, quanto no planejamento da equipe”, pontua. “Com o entendimento dos esforços e recursos necessários para algumas atividades, as empresas podem buscar soluções para automação e priorização de atividades. Para tanto, é possível utilizar estratégias como Kanban, Scrum e Sprint”, diz ele.

Segundo Menezes, o gerenciamento de tarefas no ambiente corporativo pode fazer com que uma empresa ganhe produtividade e possa obter uma maior valorização da marca. “A produtividade, muitas vezes, é associada a fazer muitas coisas, mas produtividade é produzir maiores resultados”.

Ele destaca que diariamente, empreendedores e profissionais utilizam muito de seu tempo em atividades que geram pouco resultado, como preencher planilhas, tirar prints de relatórios ou participar de reuniões que poderiam ser resolvidas em um e-mail.

“O desenvolvimento de uma boa estrutura na gestão de processos e tarefas permite que não seja necessário descrever cada uma das atividades para cada um da equipe. Por isso, até mesmo o processo de determinação das atividades e priorização pode ser automatizado com scripts simples, templates base e sistemas de alertas e notificação”, afirma. “O melhor disso tudo, as ferramentas comuns do dia a dia empresarial (office 365 e Google Workspace) possuem todas essas funcionalidades de forma nativa”, complementa.

Quais são as principais ferramentas e estratégias para gerenciar as tarefas?

O cofundador da Lean Solutions afirma que tanto a gestão de tarefas quanto a gestão de processos podem utilizar diversas ferramentas, mas algumas têm se destacado no âmbito empresarial: “O Notion é recomendado para a gestão do conhecimento, o Asana e Ms Project para a gestão de projetos, o SQL e o Excel para base de dados e o Microsoft Power Platform é uma opção para o desenvolvimento de soluções caseiras de forma simplificada”.

Para concluir, Menezes ressalta que cada empresa deve encontrar a melhor suíte de ferramentas a ser utilizada. Contudo, o mais importante é o desenvolvimento de uma cultura coesa e de processos constantes e previsíveis. “Assim, os ganhos serão reais e não apenas mais uma ideia de melhoria”.

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